Triển khai hệ thống quản lý bán hàng bằng software

Để triển khai 1 hệ thống quản lý bán hàng bằng phần mềm:
Để triển khai một hệ thống quản lý bán hàng bằng phần mềm:
Trước hết phải xem xét các yêu cầu của hệ thông quản lý bán hàng (HT QLBH) của doanh nghiệp:

Các bước triển khai :

Bước chuẩn bị:

• Đánh giá thực trạng về quản lý bán hàng hiện tại của doanh nghiệp;
• Xác định mục tiêu của hệ thống quản lý
• Đào tạo nâng cao nhận thức về khách hàng và vai trò của HT QLBH đối với việc phát triển lâu dài của tổ chức trong toàn công ty;
• Tìm hiểu, xác định và phân tích năng lực nội bộ cũng như những cơ hội, thách thức trong quá trình xây dựng mối quan hệ lâu dài và có lợi với khách hàng;
• Xây dựng phương pháp thu thập, phân tích, xử lý và chia sẻ thông tin khách hàng phục vụ việc ra quyết định quản lý;
• Thiết lập chương trình thu hút, xây dựng và duy trì mối quan hệ lâu dài với những khách hàng chiến lược;
• Xây dựng các quy trình, quy tắc và hướng dẫn nhằm từng bước tạo dựng chuẩn bán hàng trong toàn tổ chức;
• Xây dựng các tiêu chí đánh giá hiệu quả Bán hàng và phương án cải tiến.

Bước triển khai:

• Tổ chức lại hệ thống quản lý bán hàng
• Lên sơ đồ dữ liệu
• Sơ đồ hóa các quy trình – chuẩn hóa các quy trình nếu có khả năng
• Xây dựng hệ thống mẫu biểu, báo cáo.
• Chuẩn hóa các tiêu chuẩn kiểm soát
• Coding hoặc customize các module
• Triển khai áp dụng song song 2 hệ thống
• Nghiệm thu , bàn giao

Yêu cầu của quản lý bán hàng

Bên cạnh những khả năng cơ bản của việc quản lý bán hàng, DN cần chú ý đến những tính năng sau (đặc biệt đối với bán hàng Công nghiệp (B2B)):

1.Quản lý quá trình thương thảo
Quản lý quá trình thương thảo đầy đủ sẽ bao gồm việc quản lý quá trình từ đàm phán cho đến hẹn giao hàng.
Đàm phán: Theo dõi quá trình đàm phán với khách hàng. Hệ thống phải cho phép ghi nhận được nội dung của các lần đàm phán và cho phép theo dõi cả quá trình. Đây là cơ sở để lãnh đạo xem xét, phê duyệt (trên hệ thống) đồng thời đánh giá nguyên nhân thành công hay thất bại của quá trình đàm phán. Khi giá, số lượng, ngày giao, điều kiện thanh toán ... được thoả thuận, kết quả đàm phán này phải được hệ thống chuyển thành hợp đồng bán hàng chính thức (Sales Order - SO).
Hẹn giao hàng: Đối với DN bán hàng theo đơn đặt hàng thì "hẹn giao hàng" là một mục tiêu quan trọng thể hiện việc có tiếp nhận đơn hàng được hay không sau khi đã cân đối với khả năng hiện có. Để đảm bảo được chức năng này, hệ thống HT QLBH phải kết nối được với phân hệ sản xuất, tính toán nguồn lực về nhân công, máy móc, về tồn kho nguyên vật liệu, về đơn hàng đã nhận trước đó ... Hỗ trợ DN thông tin phản hồi với khách hàng ngày giao và số lượng có thể giao. Nếu đơn hàng mang tính chiến lược, DN có thể điều chỉnh lịch hẹn của các đơn hàng khác hoặc huy động thêm nguồn lực để đáp ứng ...

2.Quản lý giá bán
Giá bán là một vấn đề nhạy cảm của DN. Khi đưa hệ thống vào vận hành, giá bạn cần được định nghĩa trước dựa vào loại khách hàng, nơi giao hàng, mặt hàng, số lượng bán ... Danh sách "giá" này cần được phân quyền để đảm bảo được chỉ một số người có thể hiệu chỉnh được nó. Điều này vừa đảm bảo được tính chính xác về giá bán cho người nhập liệu vừa tạo sự an tâm cho lãnh đạo khi duyệt hoá đơn bán hàng.

3.Quản lý chính sách khuyến mại, chiết khấu
Để đạt được mục tiêu mở rộng thị phần, DN thường phải đa dạng hóa các hình thức khuyến mại, chiết khấu. Hệ thống bán hàng ngoài việc đảm bảo khả năng quản lý đa dạng các hình thức khuyến mại, phải đồng thời cung cấp cho DN thông tin hiệu quả của các chương trình khuyến mại thông qua việc tính doanh số, chi phí bỏ ra khi triển khai chương trình. Hiệu quả đó thấy rõ cho mặt hàng nào, khách hàng nào, thị trường nào, vùng nào ...

4.Quản lý khoản phải thu:
Việc khống chế số nợ tối đa với mỗi khách hàng là một trong những biện pháp giảm thiểu rủi ro tài chính thường áp dụng. Một số nơi, nhân viên kinh doanh bắt buộc phải gửi đơn bán hàng qua phòng kế toán công nợ trước rồi mới được phép bán hàng. Phân hệ bán hàng phải đáp ứng được chức năng này ngay khi nhân viên kinh doanh tiếp nhận đơn hàng. Việc kiểm tra công nợ phải đảm bảo tính chính xác và linh hoạt (có thể tách và gộp hạn mức tín dụng của một khách hàng có nhiều chi nhánh; đơn hàng khi vi phạm hạn mức tín dụng vẫn có thể được bán nếu có sự phê duyệt của lãnh đạo có thẩm quyền).

5.Quản lý thực hiện hợp đồng, đơn hàng
Đây là chức năng chính của phân hệ bán hàng. Tuy nhiên, nó chỉ có ý nghĩa đối với nhưng đơn hàng dài hạn, nhiều đợt, đơn hàng xuất khẩu. Theo dõi tình hhình thực hiện hợp đồng bao gồm: số lượng nhận, số lượng giao, số lượng đã xuất theo hóa đơn, tình hình sản xuất của đơn hàng ... Việc theo dõi được tình trạng của SO giúp lãnh đạo chủ động trong việc đôn đốc tiến độ và phản hồi một cách chính xác nhất với khách hàng.

6.Đa dạng hình thức bán hàng
Thực tế, hình thức bán hàng của một DN sẽ thay đổi và phát sinh liên tục trong quá trình kinh doanh. Đây là vấn đề cần chú ý khi triển khai phân hệ này. Nếu hệ thống HT QLBH không đa dạng, không lường trước được các tình huống xảy ra sẽ dễ dẫn đến phải quản lý ngoài hệ thống. Có một số hình thức bán hàng phải tính đến: giao thẳng; bán hàng nội bộ (giữa các công ty có nhiều chi nhánh, nhiều công ty con); bán hàng nội bộ giao thẳng (là sự kết hợp của hai hình thức trên); bán dịch vụ.

Qui trình bán hàng rất khó chuẩn thường là mỗi DN sẽ khác nhau vì thế khỏi mất công tìm kiếm. Có thể tham khảo qui trình sau nhé:

- Tạo đơn bán hàng
- Xác nhận đơn hàng (kiểm tra tồn kho/tín dụng)
- Chuẩn bị giao hàng (soạn hàng)
- Giao hàng, xác nhận giao hàng
- Phát hành hóa đơn
- Theo dõi và thu hồi công nợ


Lợi ích của Quản lý bán hàng:

• Bán được nhiều hàng hóa, dịch vụ với chi phí thấp nhất và lợi nhuận cao nhất
• Có quan hệ tốt với khách,mở rộng khách hàng, chăm sóc các khách hàng tiềm năng(một phần của CRM).
• Kiểm soát được tín dụng của khách hàng, giảm thiểu các khoản quá hạn, các khoản khó đòi
• Có chính sách bán hàng, các thỏa thuận bán hàng hợp lý với từng nhóm khách hàng
• Giảm thiểu thời gian bán hàng
• Dự đoán được lượng hàng hóa sẽ bán; dự báo được lượng tiền thu vào

Các quy trình cần thực hiện trong Quản lý bán hàng:

• Quản lý chính sách giá, chiết khấu, hoa hồng.
• Quản lý đơn mua hàng
• Quản lý việc xuất hóa đơn, phiếu giao hàng.
• Quản lý các dịch vụ chuyên chở hàng hóa
• Quản lý hàng trả lại

Các chỉ tiêu đánh giá một hệ thống Quản lý bán hàng tốt:

• Tổng lượng hàng hóa tiêu thụ
• Tổng thời gian và chi phí để bán hết hàng
• Số lượng các POS
• Thời gian thực hiện một đơn đặt hàng