Quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ

Bạn đang là chủ một cửa hàng? Bạn có dự định phát triển mạng lưới cửa hàng của mình rộng khắp? Nhưng bạn băn khoăn không biết làm thế nào để quản lý chuỗi cửa hàng hiệu quả, trong khi các cửa hàng cách nhau quá xa về mặt địa lý và bạn không thể có mặt để giám sát công việc hàng ngày. Và nhiều vấn đề được đặt ra trước khi bạn quyết định đầu tư hệ thống chuỗi cửa hàng:

- Làm thế nào để giám sát việc bán hàng của nhân viên bán hàng?
- Làm thế nào để quản lý doanh thu hàng hóa bán ra hàng ngày?
- Làm thế nào để thống nhất giá bán giữa các cửa hàng?
- Làm thế nào để áp dụng các chương trình khuyến mãi đồng bộ và hiệu quả trên toàn hệ thống?
- Làm thế nào để khách hàng mua hàng tại bất kỳ cửa hàng nào của bạn cũng đều như nhau?
- Làm thế nào để biết lượng hàng nhập - xuất - tồn kho tại các cửa hàng?
- Và cuối cùng là làm thế nào để biết được tình hình kinh doanh của bạn đang tiến triển như thế nào?

Với sự phát triển của công nghệ thông tin hiện nay thì băn khoăn lo lắng của bạn đã được giải quyết. Với một hệ thống thông tin được trang bị tại từng cửa hàng sẽ thay bạn quản lý nhân viên, doanh thu, hàng hóa nhập - xuất - tồn kho. Vậy công nghệ thông tin giúp ích cho bạn như thế nào? Đây là điều có lẽ bạn đang rất quan tâm.
Sau đây tôi xin chia sẻ kinh nghiệm bản thân về vấn đề này:

- Làm thế nào để giám sát việc bán hàng của nhân viên bán hàng?

Trước tiên, bạn cần trang bị hệ thống phần mềm tại mỗi cửa hàng và tại trung tâm quản lý (tạm gọi là tổng công ty). Phần mềm tại các chi nhánh và tổng công ty phải được kết nối với nhau thông qua mạng Internet (Về yêu cầu đường truyền Internet thì tùy thuộc vào yêu cầ của đơn vị cung cấp phần mềm).
Khi việc giao tiếp giữa phần mềm tại các cửa hàng và tổng công ty được xuyên suốt thì bạn có thể giám sát việc bán hàng của các nhân viên tại các cửa hàng một cách dễ dàng. Khi một nhân viên bán hàng tất cả dữ liệu về hóa đơn bán hàng như khách mua hàng, tên hàng, số lượng hàng bán, đơn giá, tổng tiền thu, ... được cập nhật ngay lập tức về tổng công ty. Bạn có thể xem được và dễ dàng phát hiện sai sót của nhân viên.

- Làm thế nào để quản lý doanh thu hàng bán ra trong ngày?

Hệ thống phần mềm sẽ cung cấp các báo cáo về doanh thu bán hàng trong ngày của từng chi nhánh. Ngoài ra, hệ thống còn có thể cho bạn biết doanh thu của từng nhân viên tại từng cửa hàng và tự động tính hoa hồng cho mỗi nhân viên. Mức hoa hồng của từng nhân viên bạn có thể khai báo trước trong hệ thống.

- Làm thế nào để thống nhất giá bán giữa các cửa hàng?

Thống nhất giá bán trong toàn hệ thống là một vấn đề hết sức quan trọng. Bạn phải có phương pháp để đảm bảo mức giá giữa các cửa hàng được đồng bộ và phổ biến kịp thời đến các cửa hàng khi mức giá một mặt hàng thay đổi để các cửa hàng điều chỉnh giá bán.Nếu doanh nghiệp của bạn có trang bị hệ thống phần mềm, nó sẽ giúp bạn truyền tải lập tức những thông tin về giá thay đổi đến các chi nhánh. Như vậy các cửa hàng của bạn có thể đảm bảo luôn bán đúng giá. Điều này sẽ khiến cho khách hàng của bạn cảm thấy mua hàng ở bất kỳ cửa hàng nào của bạn cũng được đối xử như nhau.

- Làm thế nào để áp dụng các chương trình khuyến mãi đồng bộ và hiệu quả trên toàn hệ thống?

Khuyến mãi là hình thức doanh nghiệp đưa ra để kích thích tiêu dùng và là một cách để thu hút lượng khách hàng đến với mình nhiều hơn. Tuy nhiên, nếu áp dụng chính sách khuyến mãi không đồng bộ cho cùng một sản phẩm trong cùng hệ thống sẽ khiến cho khách hàng của bạn cảm thấy hoài nghi về những chính sách doanh nghiệp bạn đưa ra.
Hệ thống phần mềm sẽ giúp bạn thiết lập chương trình khuyến mãi và tự động áp dụng cho toàn hệ thống. Từ các chương trình khuyến mãi phổ biến như giảm giá, tặng quà, tặng thẻ mua hàng đến các chương trình khuyến mãi cộng điểm thưởng, các chương trình tặng quà sinh nhật đều được quản lý một cách chặt chẽ.
Hệ thống cung cấp các báo cáo về tình hình chiết khấu, khuyến mãi, doanh số trong thời gian khuyến mãi của từng chi nhánh giúp nhà quản lý có được các số liệu chính xác để đánh giá hiệu quả của các chương trình khuyến mãi đã đưa ra. Đồng thời, đây cũng là tiêu chí để lập kế hoạch phát triển tiếp theo.

- Làm thế nào để khách hàng luôn hài lòng khi mua hàng tại bất kỳ điểm bán hàng nào của bạn?

Ngoài các chính sách về giá, các chương trình khuyến mãi được áp dụng đồng bộ tại các cửa hàng. Bí quyết để giữ chân các khách hàng là bạn phải cho khách hàng có được cảm giác họ mua hàng ở bất kỳ cửa hàng nào của bạn cũng đều như nhau. Trong khi đi du lịch xa một khách hàng mua sản phẩm tại một cửa hàng trong hệ thống của bạn, nhưng sau chuyến đi họ lại có mong muốn đổi lại món hàng khác. Ở gần nhà người khách ấy có một cửa hàng của bạn, hãy cho người khách hàng đổi lại món hàng ngay tại cửa hàng gần nhà họ. Họ sẽ rất vui và nhất định quay trở lại mua những món hàng khác.
Nhưng làm thế nào để biết có đúng người khách hàng ấy đã mua sản phẩm của hệ thống mình không?
Khi khách đến mua hàng tại cửa hàng bất kỳ, nhân viên tại cửa hàng đó cần cập nhật thông tin khách hàng vào hệ thống phần mềm. Thông tin này sẽ được chia sẻ trên toàn hệ thống, tại bất kỳ cửa hàng nào cũng có thể thấy được thông tin này. Khi khách đến mua hàng tại cửa hàng bất kỳ, hệ thống tự nhận dạng khách hàng và cho biết nhật ký mua hàng của khách. Từ đó, dễ dàng để thực hiện các thao tác đổi, trả, tặng quà cho khách.

- Làm thế nào để biết lượng hàng nhập - xuất - tồn kho tại các cửa hàng?

Một vấn đề cũng hết sức quan trọng là số liệu về nhập - xuất - tồn kho tại từng cửa hàng. Nhà quản lý cần biết chính xác số lượng hàng tồn tại từng kho để có kế hoạch bổ sung hàng, điều chuyển hàng hóa đến các cửa hàng khác tránh tình trạng tồn kho quá nhiều tại một cửa hàng nhưng lại cháy hàng ở cửa hàng khác.
Hệ thống phần mềm sẽ cung cấp cho nhà quản lý các số liệu nhập, xuất, tồn kho theo thời gian thực của từng cửa hàng. Từ đó nhà quản lý có thể dễ dàng điều phối hàng hóa giữa các cửa hàng.

Và còn nhiều lợi ích khác nữa mà hệ thống thông tin có thể giúp công tác quản lý trong ngành bán lẻ dễ dàng hơn. Sẽ được trình bày trong những bài viết tiếp theo.

Bài viết: Xuân Hồng

Triển khai hệ thống quản lý bán hàng bằng software

Để triển khai 1 hệ thống quản lý bán hàng bằng phần mềm:
Để triển khai một hệ thống quản lý bán hàng bằng phần mềm:
Trước hết phải xem xét các yêu cầu của hệ thông quản lý bán hàng (HT QLBH) của doanh nghiệp:

Các bước triển khai :

Bước chuẩn bị:

• Đánh giá thực trạng về quản lý bán hàng hiện tại của doanh nghiệp;
• Xác định mục tiêu của hệ thống quản lý
• Đào tạo nâng cao nhận thức về khách hàng và vai trò của HT QLBH đối với việc phát triển lâu dài của tổ chức trong toàn công ty;
• Tìm hiểu, xác định và phân tích năng lực nội bộ cũng như những cơ hội, thách thức trong quá trình xây dựng mối quan hệ lâu dài và có lợi với khách hàng;
• Xây dựng phương pháp thu thập, phân tích, xử lý và chia sẻ thông tin khách hàng phục vụ việc ra quyết định quản lý;
• Thiết lập chương trình thu hút, xây dựng và duy trì mối quan hệ lâu dài với những khách hàng chiến lược;
• Xây dựng các quy trình, quy tắc và hướng dẫn nhằm từng bước tạo dựng chuẩn bán hàng trong toàn tổ chức;
• Xây dựng các tiêu chí đánh giá hiệu quả Bán hàng và phương án cải tiến.

Bước triển khai:

• Tổ chức lại hệ thống quản lý bán hàng
• Lên sơ đồ dữ liệu
• Sơ đồ hóa các quy trình – chuẩn hóa các quy trình nếu có khả năng
• Xây dựng hệ thống mẫu biểu, báo cáo.
• Chuẩn hóa các tiêu chuẩn kiểm soát
• Coding hoặc customize các module
• Triển khai áp dụng song song 2 hệ thống
• Nghiệm thu , bàn giao

Yêu cầu của quản lý bán hàng

Bên cạnh những khả năng cơ bản của việc quản lý bán hàng, DN cần chú ý đến những tính năng sau (đặc biệt đối với bán hàng Công nghiệp (B2B)):

1.Quản lý quá trình thương thảo
Quản lý quá trình thương thảo đầy đủ sẽ bao gồm việc quản lý quá trình từ đàm phán cho đến hẹn giao hàng.
Đàm phán: Theo dõi quá trình đàm phán với khách hàng. Hệ thống phải cho phép ghi nhận được nội dung của các lần đàm phán và cho phép theo dõi cả quá trình. Đây là cơ sở để lãnh đạo xem xét, phê duyệt (trên hệ thống) đồng thời đánh giá nguyên nhân thành công hay thất bại của quá trình đàm phán. Khi giá, số lượng, ngày giao, điều kiện thanh toán ... được thoả thuận, kết quả đàm phán này phải được hệ thống chuyển thành hợp đồng bán hàng chính thức (Sales Order - SO).
Hẹn giao hàng: Đối với DN bán hàng theo đơn đặt hàng thì "hẹn giao hàng" là một mục tiêu quan trọng thể hiện việc có tiếp nhận đơn hàng được hay không sau khi đã cân đối với khả năng hiện có. Để đảm bảo được chức năng này, hệ thống HT QLBH phải kết nối được với phân hệ sản xuất, tính toán nguồn lực về nhân công, máy móc, về tồn kho nguyên vật liệu, về đơn hàng đã nhận trước đó ... Hỗ trợ DN thông tin phản hồi với khách hàng ngày giao và số lượng có thể giao. Nếu đơn hàng mang tính chiến lược, DN có thể điều chỉnh lịch hẹn của các đơn hàng khác hoặc huy động thêm nguồn lực để đáp ứng ...

2.Quản lý giá bán
Giá bán là một vấn đề nhạy cảm của DN. Khi đưa hệ thống vào vận hành, giá bạn cần được định nghĩa trước dựa vào loại khách hàng, nơi giao hàng, mặt hàng, số lượng bán ... Danh sách "giá" này cần được phân quyền để đảm bảo được chỉ một số người có thể hiệu chỉnh được nó. Điều này vừa đảm bảo được tính chính xác về giá bán cho người nhập liệu vừa tạo sự an tâm cho lãnh đạo khi duyệt hoá đơn bán hàng.

3.Quản lý chính sách khuyến mại, chiết khấu
Để đạt được mục tiêu mở rộng thị phần, DN thường phải đa dạng hóa các hình thức khuyến mại, chiết khấu. Hệ thống bán hàng ngoài việc đảm bảo khả năng quản lý đa dạng các hình thức khuyến mại, phải đồng thời cung cấp cho DN thông tin hiệu quả của các chương trình khuyến mại thông qua việc tính doanh số, chi phí bỏ ra khi triển khai chương trình. Hiệu quả đó thấy rõ cho mặt hàng nào, khách hàng nào, thị trường nào, vùng nào ...

4.Quản lý khoản phải thu:
Việc khống chế số nợ tối đa với mỗi khách hàng là một trong những biện pháp giảm thiểu rủi ro tài chính thường áp dụng. Một số nơi, nhân viên kinh doanh bắt buộc phải gửi đơn bán hàng qua phòng kế toán công nợ trước rồi mới được phép bán hàng. Phân hệ bán hàng phải đáp ứng được chức năng này ngay khi nhân viên kinh doanh tiếp nhận đơn hàng. Việc kiểm tra công nợ phải đảm bảo tính chính xác và linh hoạt (có thể tách và gộp hạn mức tín dụng của một khách hàng có nhiều chi nhánh; đơn hàng khi vi phạm hạn mức tín dụng vẫn có thể được bán nếu có sự phê duyệt của lãnh đạo có thẩm quyền).

5.Quản lý thực hiện hợp đồng, đơn hàng
Đây là chức năng chính của phân hệ bán hàng. Tuy nhiên, nó chỉ có ý nghĩa đối với nhưng đơn hàng dài hạn, nhiều đợt, đơn hàng xuất khẩu. Theo dõi tình hhình thực hiện hợp đồng bao gồm: số lượng nhận, số lượng giao, số lượng đã xuất theo hóa đơn, tình hình sản xuất của đơn hàng ... Việc theo dõi được tình trạng của SO giúp lãnh đạo chủ động trong việc đôn đốc tiến độ và phản hồi một cách chính xác nhất với khách hàng.

6.Đa dạng hình thức bán hàng
Thực tế, hình thức bán hàng của một DN sẽ thay đổi và phát sinh liên tục trong quá trình kinh doanh. Đây là vấn đề cần chú ý khi triển khai phân hệ này. Nếu hệ thống HT QLBH không đa dạng, không lường trước được các tình huống xảy ra sẽ dễ dẫn đến phải quản lý ngoài hệ thống. Có một số hình thức bán hàng phải tính đến: giao thẳng; bán hàng nội bộ (giữa các công ty có nhiều chi nhánh, nhiều công ty con); bán hàng nội bộ giao thẳng (là sự kết hợp của hai hình thức trên); bán dịch vụ.

Qui trình bán hàng rất khó chuẩn thường là mỗi DN sẽ khác nhau vì thế khỏi mất công tìm kiếm. Có thể tham khảo qui trình sau nhé:

- Tạo đơn bán hàng
- Xác nhận đơn hàng (kiểm tra tồn kho/tín dụng)
- Chuẩn bị giao hàng (soạn hàng)
- Giao hàng, xác nhận giao hàng
- Phát hành hóa đơn
- Theo dõi và thu hồi công nợ


Lợi ích của Quản lý bán hàng:

• Bán được nhiều hàng hóa, dịch vụ với chi phí thấp nhất và lợi nhuận cao nhất
• Có quan hệ tốt với khách,mở rộng khách hàng, chăm sóc các khách hàng tiềm năng(một phần của CRM).
• Kiểm soát được tín dụng của khách hàng, giảm thiểu các khoản quá hạn, các khoản khó đòi
• Có chính sách bán hàng, các thỏa thuận bán hàng hợp lý với từng nhóm khách hàng
• Giảm thiểu thời gian bán hàng
• Dự đoán được lượng hàng hóa sẽ bán; dự báo được lượng tiền thu vào

Các quy trình cần thực hiện trong Quản lý bán hàng:

• Quản lý chính sách giá, chiết khấu, hoa hồng.
• Quản lý đơn mua hàng
• Quản lý việc xuất hóa đơn, phiếu giao hàng.
• Quản lý các dịch vụ chuyên chở hàng hóa
• Quản lý hàng trả lại

Các chỉ tiêu đánh giá một hệ thống Quản lý bán hàng tốt:

• Tổng lượng hàng hóa tiêu thụ
• Tổng thời gian và chi phí để bán hết hàng
• Số lượng các POS
• Thời gian thực hiện một đơn đặt hàng

Phân Tích Website – Web Analytics là gì?

Phân Tích Website – Web Analytics là gì?
Web Analytics là phương pháp để theo dõi, thu thập thông tin, đo lường, báo cáo, phân tích và xử lý tất cả các dữ liệu trên website của bạn. Từ đó tối ưu hoá website và các sáng kiến marketing cho website. Biết thông tin về các nguồn traffic đến với website, mức độ hiệu quả của các kênh quảng cáo trực tuyến, quảng cáo banner, quảng cáo trên mạng xã hội, quảng trên công cụ tìm kiếm Google, Yahoo, Bing…

Theo IDM Việt Nam, việc Phân Tích Website chỉ hữu ích khi đem lại được những thông tin đó đúng và nó khiến công ty/ tổ chức của bạn phải suy nghĩ xem nên làm gì để thay đổi tình hình. Việc cung cấp các báo cáo vô nghĩa và không có sự thay đổi gì sau khi nhận được báo cáo đó là một sự lãng phí thời gian và nguồn lực mà công ty đã bỏ ra.


Lợi ích của Phân Tích Website – Web Analytics
Tất cả các thông tin giúp bạn:

* Cải thiện nội dung trang web tốt hơn.

* Nâng cao khả năng chuyển đổi của khách viếng thăm thành khách hàng.

* Góp phần hỗ trợ rất lớn trong việc tăng thứ hạng của website trên các công cụ tìm kiếm ( SEO )

* Tránh lãng phí ngân sách cho các kênh quảng cáo ít hiệu quả và tập trung vào các kênh, các chến dịch hiệu quả hơn.
* Quản lý ngân sách và các hiến dịch quảng cáo trực tuyến hiệu quả hơn.

Chúng tôi làm việc với các công ty để hiểu được:

* Tại sao website bạn tồn tại?

* Người truy cập website có gửi email/download tài liệu/liên hệ với bạn để mua hàng/vào trang nội dung nào đó mà bạn mong muốn không?
* Website bạn có ảnh hưởng gì đến việc kinh doanh theo mô hình truyền thống của công ty?

* Nguồn truy cập nào mà bạn cho là có giá trị nhất?

* Kênh quảng cáo trực tuyến nào hiệu quả nhất trong việc đem lại doanh thu công ty bạn mong muốn?

Kinh nghiệm khi đầu tư vào các giải pháp công nghệ thông tin

Ai cũng nhận thức được tầm quan trọng của CNTT trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, nhưng không phải nhà quản lý nào cũng đầu tư vào CNTT một cách hợp lý để có thể tạo ra lợi thế cạnh tranh trên thương trường. Việc ứng dụng CNTT hợp lý giúp thông tin luân chuyển trong doanh nghiệp một cách nhanh chóng và chính xác hơn: trưởng phòng sản xuất biết sản lượng của doanh nghiệp theo từng ngày để so sánh với kế hoạch đề ra, trưởng phòng tài chính biết tình hình tiền mặt và công nợ mà không phải đợi báo cáo hàng tháng, trưởng phòng nhân sự nắm được tình hình làm việc của nhân viên để có kế hoạch điều động nhân sự một cách linh động nhằm phục vụ mục tiêu, kế hoạch sản xuất, và cuối cùng, giám đốc điều hành nắm bắt được tất cả những điều trên bất cứ khi nào muốn. Điều này giúp giám đốc điều hình nắm vững tình hình hoạt động của công ty mọi lúc mọi nơi, đồng thời đưa ra những điều chỉnh kịp thời, ngay khi vấn đề mới bắt đầu nảy sinh.

Như vậy, yêu cầu của một hệ thống CNTT hiệu quả (bao gồm máy móc và phần mềm ứng dụng) là các bộ phận trong hệ thống (như nhân sự, tài chính, kế toán) phải đảm bảo được sự tương thích với nhau và có khả năng truyền tải thông tin nhanh chóng, chính xác.

Đầu tư theo từng giai đoạn và có định hướng

Giải pháp tổng thể để quản lý doanh nghiệp có tên gọi là Hệ thống Quản trị nguồn lực (Enterprise Resrouce Planning- ERP). Hiện tại, trên thế giới, một gói ERP của SAP (một nhà cung cấp nổi tiếng của Đức) có giá lên tới cả triệu đô-la Mỹ. Ở Việt cũng có nhiều công ty phần mềm (Saigon Software Park , Vietsoft) cung cấp dịch vụ này với giá từ vài chục đến vài trăm ngàn đô-la Mỹ. Mức giá này hoàn toàn nằm ngoài tầm với đối với đa số doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt . Hơn nữa, đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc áp dụng ERP vừa tốn kém, vừa làm giảm hiệu suất làm việc, trong khi hiệu suất quản lý lại không tăng được nhiều.

Đối với một doanh nghiệp vừa và nhỏ, module quản lý nhân sự- chấm công- tính lương là module cơ bản và thiết thực nhất, vì doanh nghiệp nào cũng cần có con người. Các module còn lại trong ERP như quản lý sản xuất, quản lý kho hàng, quản lý tài chính có thể được đầu tư trong các giai đọan tiếp theo, khi doanh nghiệp có nhu cầu. Như vậy, việc đầu tư qua nhiều giai đoạn là một kế hoạch phù hợp với các doanh nghiệp Việt trong tình hình hiện nay.

Đầu tư vào giải pháp chấm công - tính lương trong gói quản lý nhân sự

Một bộ giải pháp nhân sự chấm công tính lương hiệu quả luôn cần có sự phối hợp hài hòa giữa phần cứng (máy chấm công, máy tính, hệ thống mạng) và phần mềm ứng dụng. Một số doanh nghiệp đã không nhận ra điều này, nên đã phải ngậm ngùi chấp nhận nhiều lãng phí không đáng có. Theo tổng kết của công ty CP Giải Pháp Tinh Hoa - một doanh nghiệp chuyên tư vấn và cung cấp giải pháp quản lý tại Việt Nam thì khi đầu tư vào phần mềm chấm công - tính lương, không ít doanh nghiệp đã phải thay thế lại toàn bộ hệ thống máy chấm công đắt tiền đã mua trước đó chỉ vì không tìm được phần mềm tương thích.

Trên thị trường máy chấm công, doanh nghiệp có thể gặp đủ chủng loại mặt hàng, từ dòng cao cấp như của Virdi - Hàn Quốc, Abrivision- Singapore… đến loại bình dân từ Trung Quốc, Đài Loan, Malaysia..v…v.. với giá cả cũng rất vô chừng, khiến người mua bối rối.

Thậm chí, ngay cả các nhà cung cấp cũng tỏ ra lúng túng trong việc lựa chọn hình thức phân phối mặt hàng này. Một số nơi bán máy chấm công như một thiết bị văn phòng, tách rời nó với sự hoạt động của các phần mềm. Một số nơi có nghĩ đến sự cần thiết của phần mềm chấm công cơ bản, nhưng phần mềm của họ không kết nối được với phần nhân sự - tính lương. Việc thiếu sót của các nhà cung cấp vô tình gây ra thiệt hại cho các doanh nghiệp khách hàng của mình.

Mô hình áp dụng CNTT vào hoạt động chấm công - tính lương

Một hệ thống chấm công - tính lương hoạt động thông qua các bước sau:

- (1) Ghi nhận giờ ra - vào của nhân viên vào các thẻ chấm công

- (2) Lấy Dữ liệu được lấy từ thẻ chấm công, phân tích để tạo ra các báo cáo chấm công

- (3) Sử dụng báo cáo chấm công để tạo ra bảng lương, ngoài ra bảng lương còn có thể phụ thuộc vào một số yếu tố khác.

Trong mô hình cũ của giải pháp, bước (1) được thực hịên bởi các máy chấm công cơ học, hoạt động như một đồng hồ bấm vào các thẻ chấm công bằng giấy của nhân viên. Đến cuối tháng, nhân viên nhân sự phải thực hiện bước (2) và (3), bằng cách đọc các thẻ chấm công, tự cộng số giờ làm và nhập bằng tay vào excel. Trong mô hình mới, máy chấm công địên tử (bằng vân tay hoặc thẻ cảm ứng cùng với phần mềm chấm công, có thể được thực hiện bước (1) và (2) một cách nhanh chóng và chính xác. Điều này giúp loại bỏ ba vấn đề sau:

- Nhân viên nhân sự tốn rất nhiều thời gian cho việc tổng kết, và doanh nghiệp phải trả lương cho tất cả thời gian đó.

- Độ chính xác của việc tổng kết thủ công không cao. Với khối lượng công việc chấm công cho 100 người hàng tháng, nhân viên nhân sự rất dễ tính nhầm. Việc tính công sai sẽ làm nảy sinh nhiều vấn đề, không loại trừ khả năng kiện cáo từ phía công nhân.

- Thông tin bị đơn giản hóa: do việc tính toán được thực hiện thủ công nên các doanh nghiệp thường bỏ qua các sai sót nhỏ, như trường hợp nhân viên đi trễ 5,10 phút. Những sai sót này nếu cộng lại trong một tháng thì sẽ lớn, nhưng quan trọng hơn, nếu được bỏ qua, sai sót nhỏ sẽ dễ trở thành sai lầm lớn.

Nếu chỉ mua máy chấm công như là mua một thiết bị văn phòng, doanh nghiệp chỉ sử dụng được máy ở bước (1), và như vậy, vô hình chung, việc sử dụng máy chấm công điện tử hiện đại lại không khác gì việc sử dụng một máy chấm công cơ học, chi phí cao hơn nhưng hiệu quả vẫn như cũ.

Nếu mua máy chấm công cùng với phần mềm chấm công cơ bản đi kèm từ nước ngoài, doanh nghiệp có thể đáp ứng được bước (1) và (2) trong thời gian ngắn, nhưng sẽ gặp nhiều rắc rối khi phần mềm đóng gói này không tương thích với phần nhân sự- tính lương trong tương lai.

Các phần mềm đóng gói thường có khuyết điểm lớn về tính mở. Việc thay đổi phần mềm đóng gói từ nước ngoài để tương thích với các module tại Việt là hầu như không thể (dù doanh nghiệp có chịu chi tiền). Khi đó, doanh nghiệp phải đối mặt với hai phương án cần phải giải quyết:

- Thay toàn bộ phần cứng và phần mềm chấm công để tương thích với phần tính lương;

- Không sử dụng phần tính lương.

Việc thay toàn bộ máy chấm công và phần mềm chấm công đã mua trước đó là một sự lãng phí lớn. Điều này đã có thể tránh khỏi, khi doanh nghiệp nhìn trước về nhu cầu của phần tính lương ở bước 3.

Lựa chọn nhà cung cấp có năng lực

Như vậy, khi lựa chọn một giải pháp chấm công, doanh nghiệp cần phải lưu ý đầy đủ các điểm sau đây:

- Chất lượng của phần cứng, nguồn gốc sản phẩm, thời hạn bảo hành;

- Phần mềm sẽ sử dụng là phần mềm gì, đi kèm với sản phẩm hay là do một bên cung cấp thứ ba cung cấp;

- Nếu là phần mềm đi kèm với sản phẩm thì khả năng mở rộng phần mềm của nhà cung cấp là thế nào?

- Nếu là phần mềm do bên thứ ba cung cấp, giá cả sẽ ra sao, và có khả năng tương thích với phần cứng hay không….

Trường hợp tốt nhất, doanh nghiệp có thể chọn một nhà cung cấp phần cứng có thể đáp ứng luôn được phần mềm và dễ dàng thay đổi được phần mềm theo yêu cầu. Khi đó, việc mở rộng trong tương lai trở nên rất dễ dàng, các chi phí bỏ ra đều được sử dụng một cách hiệu quả.

Trên đây chỉ giới thiệu về một module nhỏ trong gói giải pháp nhân sự trong ERP, cho thấy sự cần thiết của việc định hướng đầu tư. Nếu định hướng tốt, sự đầu tư sẽ hiệu quả, nếu định hướng không tốt, đầu tư sẽ tốn kém và dàn trải. Còn có rất nhiều việc tương tự như vậy và sẽ được giới thiệu trong các bài viết tiếp theo. Chúng tôi hy vọng bài viết này sẽ giúp ích cho các doanh nghiệp trên con đường lựa chọn đầu tư của mình.

Bài viết: Nam Lý - Chuyên viên tư vấn