Tiến đến kỷ nguyên “hậu ERP”

Mặc dù đầu tư không nhỏ vào ERP nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn đang đối mặt với nhiều thách thức trong việc tạo được sự khác biệt khi cạnh tranh trên thị trường. Vì thế, tiến đến “hậu ERP” là một sự đòi hỏi và là thách thức lớn hiện nay.

Từ “đóng” sang “mở”

Đâu là những thách thức phổ biến mà các doanh nghiệp ứng dụng CNTT đang gặp phải? Các doanh nghiệp thường tiêu tốn tới 80% ngân sách CNTT chỉ để duy trì các hoạt động. Thoạt nhìn ta thấy điều này là hợp lý nhưng đây lại chính là một rào cản lớn đối với các giám đốc CNTT (CIO) vì họ không có được độ linh hoạt cần thiết để thực hiện các khoản đầu tư chiến lược nhằm tạo ra sự khác biệt. Vì thế, các doanh nghiệp cần hướng các khoản đầu tư CNTT vào những dự án chiến lược để hỗ trợ các quy trình và năng lực có thể tạo ra sự khác biệt trong kinh doanh.

Các doanh nghiệp cũng đang bị cản trở bởi môi trường CNTT ngày càng phức tạp, do quy trình gián đoạn, các ứng dụng chồng chéo và các “ốc đảo” dữ liệu. Cần phải giảm thiểu độ phức tạp này vì nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh. Trong khi đó, hoạt động kinh doanh ngày càng đòi hỏi sự uyển chuyển và linh hoạt nhưng sự khác biệt giữa nhu cầu của bộ phận nghiệp vụ và khả năng hỗ trợ của bộ phận CNTT cho các nhu cầu đó đang ngày một lớn dần. Các CIO rõ ràng luôn gặp thách thức về một giải pháp tốt hơn để hỗ trợ những sự sáng tạo trong kinh doanh.

Như vậy, CNTT phải có khả năng hỗ trợ sự chuyển đổi cần thiết trong kinh doanh để tạo sự khác biệt mang tính bền vững. Sự chuyển đổi này đồng nghĩa với việc thay đổi:

• Từ các hệ thống đóng và cứng nhắc sang các hệ thống linh hoạt, dễ thích nghi và có khả năng hoạt động tương hỗ;
• Từ các quy trình kinh doanh được thiết lập trước sang các quy trình kinh doanh có thể định dạng để tận dụng những khoản đầu tư có sẵn;
• Từ chỗ chỉ báo cáo về những sự việc đã diễn ra sang dự báo tương lai để hành động;
• Từ lượng dữ liệu rất lớn bị kiềm tỏa trong các cơ sở dữ liệu không được kết nối thành những thông tin hữu ích cho người sử dụng qua các giao diện được phân hóa theo nhiệm vụ;
• Từ cách tiếp cận từ trong ra ngoài trên một doanh nghiệp xây dựng xung quanh một cấu trúc hướng nội sang cách tiếp cận từ ngoài vào trong dựa trên sự hợp tác với khách hàng là trung tâm.

Từ chuẩn hóa sang khác biệt hóa

Nhưng để giải quyết được những thách thức kể trên cần phải có một sự thay đổi mang tính căn bản: chuyển đổi trọng tâm từ ERP sang kiến trúc doanh nghiệp (Enterprise Architecture). Kiến trúc này hàm chứa một tập hợp công nghệ mở, cho phép doanh nghiệp xây dựng quy trình kinh doanh linh hoạt và dễ dàng định dạng, biến dữ liệu thành kiến thức, mang lại nhiều giá trị hơn cho người sử dụng, rút ngắn thời gian tạo giá trị (time-to-value) và tạo sự khác biệt trong việc cạnh tranh nhưng tận dụng những khoản đầu tư đã có sẵn. Trọng tâm cần phải chuyển từ chuẩn hóa (được hỗ trợ bởi ERP) sang khác biệt hóa (được hỗ trợ bởi kiến trúc doanh nghiệp).

Khoảng 20 năm trước, năng lực ERP nằm ở việc cho phép doanh nghiệp chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ thông qua việc tập trung hóa nhiều ứng dụng kinh doanh rời rạc vào một hệ thống duy nhất. Và ERP đã hoàn thành nhiệm vụ đó. Hiện nay, một sự thay đổi mô hình quan trọng đang diễn ra vì các doanh nghiệp đã nhận ra những điểm hạn chế của ERP, và họ cần phải chuyển đổi sự đầu tư vào việc tạo ra sự khác biệt và nâng cao năng suất của người sử dụng.

Một kỷ nguyên trong đó ERP là nhân tố chiếm phần lớn ngân sách CNTT đang đến hồi kết!

Chuyển thông tin thành kiến thức hữu dụng

Như vậy, “hậu ERP” là gì? Đó là một môi trường CNTT đặt trọng tâm vào hai lĩnh vực chính: 1. Kiến trúc doanh nghiệp: như quản lý quy trình nghiệp vụ (BPM), hỗ trợ việc ra quyết định (BI), trải nghiệm cho người sử dụng và cơ sở hạ tầng; 2. Các quy trình tạo doanh thu: như sáng tạo, bán hàng và tiếp thị, từ nhu cầu đến phân phối và dịch vụ.

Hai lĩnh vực này có mối liên quan chặt chẽ: doanh nghiệp đầu tư vào quy trình nghiệp vụ để tạo lợi nhuận và tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững, và họ cần tận dụng kiến trúc hướng đến dịch vụ nhằm triển khai chúng với độ linh hoạt và tốc độ cao hơn nhưng chi phí thấp hơn. Một chiến lược “hậu ERP” là cần thiết cho phép doanh nghiệp nâng cao giá trị của khoản đầu tư vào ERP, biến các dữ liệu thành tài sản và kiến thức hữu dụng để tạo ra sự khác biệt bền vững.

Chúng ta đang sống trong một kỷ nguyên có mức độ thông tin thay đổi lớn hơn với tốc độ nhanh hơn. Các doanh nghiệp không thể tiếp tục tham gia vào các dự án lâu dài được triển khai theo khuynh hướng “vụ nổ lớn” (thực hiện một lần là xong) như trước đây. Kỷ nguyên mới đòi hỏi sự uyển chuyển, vận tốc và khả năng phản ứng. Những điều này được thực hiện từng bước thông qua các dự án và dựa trên giá trị hướng tới sự nâng cao mức độ khác biệt. Đây là lý do khiến nhiều người tin rằng kỷ nguyên “hậu ERP” sẽ tồn tại lâu dài.

Hành trình hướng tới “hậu ERP” chỉ khả thi khi doanh nghiệp chuyển hướng đầu tư vào những ứng dụng, phần mềm lớp giữa và cơ sở hạ tầng để hạ thấp mức độ phức tạp của CNTT, mở đường cho sự chuyển đổi kinh doanh với tổng chi phí sở hữu thấp hơn. Lộ trình này còn phụ thuộc vào những khoản ưu tiên cụ thể của từng doanh nghiệp. Hãy đánh giá xem đâu là nhu cầu quan trọng nhất trong doanh nghiệp mình: Hạ thấp độ phức tạp của CNTT?; Triển khai các quy trình nghiệp vụ linh hoạt và dễ thích nghi?; Nâng cao năng suất của người sử dụng?; Nâng cao mức độ khác biệt trong kinh doanh?; Mang lại kiến thức kinh doanh hữu dụng?; Cắt giảm phí tổn duy trì trung tâm dữ liệu?…

Mọi khoản đầu tư vào “hậu ERP” đều phải hướng tới việc hỗ trợ các chiến lược nói trên. Nói một cách ngắn gọn, trong kỷ nguyên “hậu ERP”, các doanh nghiệp cần phân bổ ngân sách CNTT cho những dự án giúp cắt giảm chi phí và hạ thấp độ phức tạp trong khi nâng cao mức độ uyển chuyển, tốc độ và khả năng phản ứng. Việc ứng dụng nguyên tắc này như thế nào còn phụ thuộc vào tình hình cụ thể và mục tiêu chiến lược. Trên thực tế có rất nhiều cách triển khai khác nhau, nhưng điều cốt yếu là cần phải có những cuộc đối thoại chiến lược với các thành phần hữu quan trong doanh nghiệp cũng như với đối tác bên ngoài để định hình một lộ trình có thể tận dụng tốt nhất ngân sách CNTT vốn rất hạn chế và tạo ra lợi ích bền vững mà doanh nghiệp muốn đạt được.

Chúng ta đang chào đón kỷ nguyên “hậu ERP” để đi đến thành công!