ERP - Khởi đầu để thành công

Triển khai ứng dụng CNTT trong quản lý cho các doanh nghiệp, đặc biệt là triển khai ERP là công việc gian nan, đòi hỏi nhiều công sức của cả doanh nghiệp cũng như các nhà triển khai.Trên thực tế, rất nhiều công ty đã phải triển khai ERP nhiều lần mà vẫn chưa đạt được mong đợi. Việc tiêu tốn thời gian và tiền bạc cho những dự án bất thành là điều không mong muốn với cả bên áp dụng và bên cung cấp.

Tuy nhiên trên thực tế đã xảy ra. Dường như là có rất nhiều yếu tố chủ quan lẫn khách quan, nhưng đơn giản cũng có thể là giải pháp ngay từ đầu đã không được chọn đúng với quy mô, quy trình hoạt động của doanh nghiệp. Cũng có thể doanh nghiệp đã không thể hiện được quyết tâm quản trị sự thay đổi đến cùng.

Quá trình hội nhập nền kinh tế là quá trình tất yếu và không lâu nữa. Đứng trước thời điểm này, các doanh nghiệp đang nhanh chóng tìm cách nâng cao khả năng cạnh trạnh ngay khi thị trường thương mại mở cửa và các công ty nước ngoài tràn vào. Một điều đơn giản có thể nhận thấy là nếu các doanh nghiệp không có khả năng cạnh tranh với các công ty nước ngoài thì cũng sẽ mất đi khả năng cạnh tranh ngay với các đối thủ trong nước. Việc ứng dụng một hệ thống quản trị bằng phần mềm, theo kết quả thống kê từ những công ty đã triển khai ERP, có thể giảm thời gian tối đa cho một đơn hàng từ 15 ngày xuống khoảng thời gian tối thiểu là 2 ngày; cải tiến các dịch vụ đáp ứng khách hàng từ 50% lên trên 90% gia tăng năng lực kinh doanh, doanh số và lợi nhuận, giảm chi phí… Đó quả là những hứa hẹn hấp dẫn mà các doanh nghiệp mong muốn.

Xây dựng lộ trình ứng dụng tin học

Câu trả lời cho việc tại sao một số dự án ứng dụng ERP vào doanh nghiệp thất bại chính là việc họ đã không xây dựng một lộ trình ứng dụng đúng đắn cho mỗi doanh nghiệp. Trên thực tế hiện nay, các doanh nghiệp hầu hết đều chưa xây dựng được lộ trình ứng dụng CNTT trong vòng 5 năm trở lên, hoặc mới chỉ có kế hoạch ở mức đơn giản. Chính những kế hoạch đơn giản này đã gián tiếp làm tiêu tốn thời gian và tiền bạc cho những dự án bất thành của doanh nghiệp.

Thông thường, việc xây dựng lộ trình ứng dụng CNTT phải bắt đầu từ các cấp cao nhất của lãnh đạo doanh nghiệp, vì lộ trình ứng dụng này phải phù hợp với lộ trình phát triển của doanh nghiệp đó. Nó phải được xây dựng đồng bộ ở tất cả các cấp và phải được đầu tư đầy đủ nguồn lực cần thiết. Việc kết hợp với các nhà tư vấn ở trong giai đoạn này là rất cần thiết. Có như vậy, việc ứng dụng CNTT vào doanh nghiệp mới thực hiện được đúng mục tiêu, giảm thiểu cả về chi phí cũng như thời gian triển khai của doanh nghiệp.

Việc xây dựng lộ trình ứng dung CNTT không chỉ dừng lại ở các phần mềm quản lý mà còn bao gồm hệ thống phần cứng, hạ tầng mạng, các ứng dụng trong tương lai như thương mại điện tử, hệ thống giao dịch và kết nối với ngân hàng, hệ thống bán hàng qua mạng điện thoại…

Theo các chuyên gia tư vấn FPT-ERP, việc xây dựng lộ trình ứng dụng tin học có bốn giai đoạn chính:

Bước 1. Xác định mục tiêu/chiến lược để thành công

Để triển khai ERP thành công ngay lần đầu tiên trước hết doanh nghiệp phải đánh giá được hệ thống quản trị và chiến lược kinh doanh của mình. Từ mục tiêu kinh doanh các doanh nghiệp có thể đưa ra mục tiêu cho phần mềm giải pháp. Ví dụ: Doanh nghiệp đang được vận hành như thế nào? Có những vấn đề phục vụ kinh doanh nào cần giải quyết?

Việc xác định mục tiêu đúng đắn là điều quan trọng, bao gồm mục tiêu trước mắt, mục tiêu lâu dài, xác định phạm vi triển khai, các quy trình cần được triển khai, các bước triển khai phù hợp theo từng giai đoạn.

Một số chuyên gia cho rằng, hãy định nghĩa và tài liệu hóa các quy trình kinh doanh của doanh nghiệp trước khi triển khai ERP. Ban lãnh đạo phải hiểu được ảnh hưởng quan trọng của việc triển khai ERP đến toàn bộ tổ chức.

Một điều rất quan trọng trong quá trình này chính là việc xác định được yêu cầu, kể cả những thay đổi về tổ chức và các cán bộ liên quan. Việc thay đổi này sẽ giúp cho các doanh nghiệp dễ dàng hơn rất nhiều trong việc chuẩn hóa các quy trình theo các quy trình chuẩn trên thế giới. Việc xác định ngân sách đầu tư dự kiến cũng nên tiến hành trong giai đoạn này.

Người phụ trách thực hiện mảng công việc này có thể là Lãnh đạo Doanh nghiệp kết hợp với các công ty Tư vấn. Thời gian chiếm khoảng từ 2 đến 6 tháng.

Bước 2. Đánh giá và chọn lựa giải pháp và nhà cung cấp dịch vụ triển khai

Chọn lựa giải pháp phần mềm là một vấn đề cực kỳ phức tạp.

Đối với mỗi doanh nghiệp, việc triển khai hệ thống thông tin quản lý điều hành doanh nghiệp là một khoản đầu tư lớn, do vậy đòi hỏi sự lựa chọn đúng đắn giải pháp cũng như nhà cung cấp dịch vụ tư vấn phát triển

Các yêu cầu đối với giải pháp được thể hiện như sau:

• Giải pháp phải phù hợp với quy mô quản lý của doanh nghiệp, phù hợp với mục tiêu và phạm vi triển khai.

• Giải pháp phải có đầy đủ các chức năng, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý nghiệp vụ của doanh nghiệp tại thời điểm hiện tại và cả trong tương lai.

• Giải pháp phải mang đến cho doanh nghiệp một quy trình quản lý chuẩn hóa, hiện đại, tiếp cận với mô hình quản lý của quốc tế, có khả năng làm thay đổi về chất quá trình quản lý doanh nghiệp, tạo cơ sở cho việc tái cấu trúc doanh nghiệp.

• Giải pháp phải đáp ứng được các yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp nói riêng và các yêu cầu quản lý đặc thù của Việt Nam nói chung. Có khả năng kết hợp mềm dẻo giữa quy trình quản lý chuẩn, quốc tế và chế độ, cơ chế chính sách của Nhà nước Việt Nam.

• Giải pháp phải là các giải pháp có tiếng trên thị trường Việt Nam và thế giới, được kiểm chứng qua thời gian, đảm bảo độ an toàn và ổn định cũng như khả năng mở rộng, nâng cấp sau này.

Các yêu cầu đối với nhà cung cấp dịch vụ tư vấn triển khai được thể hiện như sau:

• Nhà cung cấp dịch vụ phải có kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp các giải pháp và dịch vụ quản lý doanh nghiệp, có đội ngũ chuyên gia giỏi về nghiệp vụ và tinh thông về công nghệ.

• Nhà cung cấp dịch vụ phải có uy tín lớn, đặc biệt đối với những dự án ERP lớn, triển khai trong thời gian dài đòi hỏi nhà cung cấp phải là các Công ty lớn, có uy tín, mạnh về thực lực tài chính cũng như kinh nghiệm triển khai.

• Nhà cung cấp dịch vụ phải có quan hệ quốc tế rộng rãi, có các đối tác cung cấp giải pháp và dịch vụ trực tiếp, đặc biệt các giải pháp quốc tế. Trong nhiều trường hợp các dự án lớn đòi hỏi chuyên gia tư vấn từ nước ngoài nhằm có những kinh nghiệm quản lý quý báu của đối tác nước ngoài, mang đến cho doanh nghiệp phương thức quản lý mới, tiên tiến.

Thời gian dành cho việc đánh giá chọn lựa giải pháp có thể từ 1 đến 6 tháng.

Bước 3. Triển khai

Việc kiểm soát và quản lý chặt chẽ quá trình triển khai cũng là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến thành bại của dự án. Điều đó được thể hiện trong các yếu tố sau:

• Quá trình triển khai cần quản lý chặt chẽ, xác định các bước cụ thể và đầu ra công việc cho mỗi bước một cách khoa học. Cần quản lý một cách chính xác quá trình triển khai, đảm bảo dự án được triển khai đúng thời hạn và với chất lượng đề ra.

• Quá trình triển khai là một quá trình biến động, được xác định bởi kế hoạch thống nhất, vì vậy cũng cần có sự kết hợp hài hòa thực tế triển khai và kế hoạch, cần linh động tuy nhiên cũng hạn chế việc thay đổi.
• Trong thực tiễn quá trình triển khai đối với mỗi doanh nghiệp thường có sự khác biệt do không cùng hoàn cảnh, trình độ, yêu cầu, do vậy không dập khuôn từ mô hình doanh nghiệp này sang mô hình doanh nghiệp khác. Điều đó đòi hỏi các cán bộ tham gia triển khai cần linh hoạt, tiến hành các công việc phù hợp với thực tiễn triển khai của từng doanh nghiệp.

Thời gian từ 8 tháng đến 1 hoặc nhiều năm dành cho triển khai tùy thuộc vào quy mô dự án và doanh nghiệp.

Bước 4. Vận hành, bảo trì, nâng cấp

Hệ thống thông tin luôn là một hệ thống mở. Nó được nâng cấp và mở rộng theo nhu cầu phát triển của doanh nghiệp. Đối với mỗi hệ thống được triển khai, điều kiện căn bản để hệ thống được nghiệm thu chính là việc doanh nghiệp có thể tự vận hành thông suốt được hệ thống thông tin của mình.

Một trong những vấn đề quan trọng mà không ít doanh nghiệp đã không chú ý đến trong quá trình vận hành là các giải pháp về an toàn hệ thống, chống các sự cố, các thảm họa có thể xảy ra. Một khi có các sự cố xuất hiện, cần có ngay các giải pháp xử lý dựa trên các biên pháp phòng ngừa mà nhà cung cấp đề xuất. Với sự phát triển không ngừng của công nghệ hiện nay, các giải pháp an toàn ngày càng được hoàn chỉnh và có giá thành giảm hơn rất nhiều so với những năm trước.

Công tác đào tạo và chuyển giao luôn quan trọng bởi vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến người sử dụng cũng như các nhà cung cấp dịch vụ tư vấn triển khai. Việc đào tạo phải được tiến hành chi tiết và chuyển giao một cách đầy đủ giữa nhà cung cấp và doanh nghiệp.

Kết luận

Tin học hóa doanh nghiệp luôn là một quá trình phức tạp và đòi hỏi nhiều nguồn lực của doanh nghiệp. Có làm tốt việc xây dựng lộ trình tin học hóa mới giúp doanh nghiệp xây dựng được một hệ thống thông tin thông suốt, kịp thời cho mình. Nó không những hỗ trợ các nhân viên, các nhà quản lý mà còn trợ giúp ban lãnh đạo ra những quyết định quan trọng. Một hệ thống thông tin thông suốt không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hoạt động của mình mà còn tăng tính cạnh tranh, đặc biệt trong nền kinh tế hội nhập toàn cầu hóa hiện nay.

Ngọc Mai - Chuyên gia tư vấn FPT-ERP