Triển khai ERP (P.3) – Quản lý bán hàng

Một điều dễ hiểu khi triển khai ERP là tất cả các phân hệ đều có tính chất quan trọng như nhau. Với phân hệ Quản lý Bán hàng (Order Management – OM), phân hệ quan trực tiếp đến doanh số, đến đầu ra của DN thì lại càng cần phải quan tâm.

Thật không thể tưởng tượng được những điều phiền toái gì sẽ xảy ra nếu chương trình bán hàng trong Siêu thị bị trục trặc. Giá không có để tính tiền? Hoá đơn không thể in được? Và hiển nhiên không có khách hàng nào kiên nhẫn chờ đợi hàng giờ liền để các sự cố trên được khắc phục. Thông thường, ai cũng nghĩ rằng đây là phân hệ đơn giản: nhập yêu cầu, in hoá đơn, xuất hàng và thu tiền. Nếu chỉ dừng ở góc độ này thì OM chỉ đơn thuần là công cụ thống kê không hơn không kém trong khi điều quan trọng đối với DN, ERP nói chung hay OM nói riêng phải là một công cụ hỗ trợ cho việc quản lý, phân tích và ra quyết định.

Quản lý bán hàng làm được những gì?

Một quy trình bán hàng chuẩn thông thường bắt đầu từ khi có đơn bán hàng hoặc hợp đồng bán hàng cho đến quá trình xuất kho, giao hàng, thu tiền của khách hàng. Tuy vậy, bên cạnh những khả năng cơ bản của việc quản lý bán hàng, DN cần chú ý đến những tính năng sau:

1. Quản lý được quá trình thương thảo hợp đồng và hẹn giao hàng

Quản lý bán hàng đầy đủ sẽ bao gồm việc quản lý quá trình thương thảo hợp đồng và hẹn giao hàng. Đây là một tính năng rất quan trọng giúp DN nâng cao được uy tín với khách hàng khi quản lý tốt vấn đề này. Trên thực tế, khi ứng dụng chương trình bán hàng, DN thường bắt đầu nhập liệu vào hệ thống khi đơn hàng đã có, ít ai chú ý đến phần “Tiền hợp đồng” trong khi phần này cũng không kém phần quan trọng. Về bản chất, phân hệ này bao gồm 2 phân hệ nhỏ hơn:

• Đàm phán: Theo dõi quá trình đàm phán với khách hàng. Hệ thống phải cho phép ghi nhận được diễn tiến của cuộc đàm phán với nhiều phiên bản khác nhau. Đây là cơ sở để lãnh đạo xem xét, phê duyệt (trên hệ thống) và đồng thời để đánh giá nguyên nhân thành công hay thất bại của quá trình đàm phán. Khi giá, số lượng, ngày giao, điều kiện thanh toán…được thoả thuận, kết quả đàm phán này phải được hệ thống chuyển thành hợp đồng bán hàng chính thức (Sales Order - SO).

• Hẹn giao hàng: Đối với DN bán hàng theo đơn đặt hàng thì “hẹn giao hàng” là một tiêu chí không thể bỏ qua trong quá trình tiếp nhận SO. Có hợp đồng tất nhiên là tốt nhưng có tiếp nhận được hay không khi năng lực sản xuất có giới hạn và ngày nào có thể giao được hàng. Hệ thống ERP phải đảm bảo được chức năng này trong phân hệ bán hàng. Nó phải kết nối được với phân hệ sản xuất, tính toán nguồn lực về nhân công, máy móc, về tồn kho nguyên vật liệu, về đơn hàng đã nhận trước đó…Tất cả những yếu tố đó sẽ hỗ trợ cho DN phản hồi với khách hàng ngày giao và số lượng có thể giao. Nếu đơn hàng nhận có tính chiến lược, DN có thể điều chỉnh hẹn giao hàng của các đơn hàng khác hoặc huy động thêm nguồn lực để đáp ứng…Chức năng này là phần khá quan trọng khi triển khai hệ thống ERP. Nó giúp cho DN gia tăng thật sự giá trị của mình trên thương trường cũng như cân đối một cách tốt nhất nguồn lực hiện có.

2. Quản lý được giá bán

Giá bán là một vấn đề nhạy cảm của DN. Thông thường nó được quyết định bởi các cấp lãnh đạo trong công ty. Khi đưa hệ thống vào vận hành giá bán phải được định nghĩa trước dựa vào loại khách hàng, nơi giao hàng, mặt hàng, số lượng bán…Và hiển nhiên danh sách giá bán này phải phân quyền để đảm bảo chỉ có một số người có thể hiệu chỉnh được nó. Điều này vừa đảm bảo tính chính xác về giá bán cho người nhập liệu vừa tạo sự an tâm cho lãnh đạo khi duyệt hoá đơn bán hàng.

3. Quản lý chính sách khuyến mại, chiết khấu

Mở rộng thị phần là bài toán sống còn của DN trong bối cảnh cạnh tranh toàn cầu như hiện nay. Và để đạt được điều đó DN cần phải đa dạng hoá các hình thức khuyến mại, chiết khấu của mình: mua hàng tặng hàng, giảm giá, mua hàng được tích luỹ điểm…Hệ thống bán hàng ngoài việc đảm bảo khả năng quản lý đa dạng được các hình thức khuyến mại trên đồng thời còn phải cung cấp cho DN đánh giá mức độ hiệu quả của các chương trình khuyến mại thông qua việc tính toán doanh số, chi phí bỏ ra khi áp dụng chương trình. Hiệu quả đó đang tập trung ở mặt hàng nào, khách hàng nào, thị trường nào, vùng nào…

4. Kiểm tra hạn mức tín dụng chặt chẽ

Việc khống chế số nợ tối đa của mỗi khách hàng là biện pháp giảm rủi ro về tài chính mà hầu hết các DN đều áp dụng. Có một số nơi nhân viên kinh doanh bắt buộc phải gửi đơn bán hàng qua phòng kế toán kiểm tra công nợ trước rối mới được phép bán hàng. Phân hệ bán hàng phải đáp ứng chức năng này ngay khi nhân viên kinh doanh tiếp nhận đơn hàng. Việc kiểm tra công nợ phải đảm bảo tính chính xác và linh hoạt: có thể tách và gộp hạn mức tín dụng của một khách hàng có nhiều chi nhánh, đơn hàng khi vi phạm hạn mức tín dụng vẫn có thể bán được nếu có sự phê duyệt và đồng ý của BGĐ.

5. Quản lý được tình hình thực hiện hợp đồng, đơn hàng

Đây là qui trình chính của phân hệ bán hàng. Tuy nhiên nó chỉ có ý nghĩa đối với những đơn hàng dài hạn, nhiều đợt, đơn hàng xuất khẩu. Theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng bao gồm: số lượng nhận, số lượng giao, số lượng đã xuất hoá đơn, tình hình sản xuất của đơn hàng…Việc theo dõi được tình trạng của SO giúp lãnh đạo có thể chủ động trong việc đôn đốc tiến độ và phản hồi một cách chính xác nhất với khách hàng.

6. Hình thức bán hàng đa dạng

Thực tế mà nói trong suốt quá trình kinh doanh, hình thức bán hàng của một DN sẽ biến đổi và phát sinh liên tục. Đây là vấn đề cần chú ý khi triển khai phân hệ này. Nếu hệ thống ERP không đa dạng, không lường trước được các tình huống xảy ra sẽ dễ dàng dẫn đến phải quản lý ngoài hệ thống. Sau đây là một số hình thức bán hàng có thể phát sinh:

• Bán hàng giao thẳng: Đây là hình thức bán hàng không qua nhập kho, hàng hoá từ nhà cung cấp sẽ được chuyển thẳng cho khách hàng.

• Bán hàng nội bộ: Phát sinh đối với một công ty có nhiều chi nhánh, nhiều công ty con khác nhau. Việc chuyển hàng hoá cho nhau phải thông qua việc xuất hoá đơn và tính doanh thu nội bộ. Đầu ra của chi nhánh này (Bán hàng) phải là đầu vào của chi nhánh khác (Mua hàng) nhằm mục đích đảm bảo tính chính xác của số lượng các mặt hàng và sự cân bằng của thuế đầu vào, đầu ra.

• Bán hàng nội bộ giao thẳng: Đây cũng là hình thức bán hàng nội bộ giữa hai công ty con. Tuy nhiên sự khác biệt nằm ở chỗ công ty thứ nhất bán hàng và công ty thứ hai giao hàng trực tiếp cho khách. Đây là một hình thức bán hàng kết hợp giữa 2 hình thức vừa nêu trên

• Bán dịch vụ: Bán những mặt hàng dịch vụ, không có xuất kho.

Đối chiếu số liệu - quá trình không thể sơ sài

Điều quan trọng nhất trong việc triển khai một hệ thống ERP nói chung và phân hệ quản lý bán hàng nói riêng là phần đối chiếu số liệu. Nó quyết định tính đúng sai cũng từng phân hệ. Đây là khoảng thời gian đòi hỏi cả nhân viên phụ trách bán hàng lẫn cán bộ tư vấn triển khai phải thực hiện nghiêm túc và có trách nhiệm, đặc biệt trong giai đoạn đầu sử dụng chương trình mới sẽ xảy ra nhiều sai sót. Cần đặc biệt chú ý trong hai phần sau:

• Đối chiếu số liệu với phòng kế toán: Thông thường, số liệu bị lệch do có những đơn hàng đã xuất nhưng lại quên chưa phát hành hóa đơn (trong hệ thống). Cần kiểm tra lại lần nữa xem có những đơn hàng nào đã xuất nhưng chưa phát hành hoá đơn hay không.

• Đối chiếu số liệu với kho (thành phẩm, hàng hoá): Luôn kiểm tra số liệu thực xuất cho khách hàng từ kho với số liệu trên hệ thống.

Những yêu cầu về hệ thống cần có

Để việc triển khai ERP nói chung và phân hệ Quản lý bán hàng nói riêng phát huy được hết khả năng, việc nhắc lại những yêu cầu này sẽ là không thừa cho mỗi DN đang chuẩn bị triển khai.

1. Đối tác triển khai

Là một yếu tố quan trọng hàng đầu góp phần thành công cho dự án. Nếu kiến thức của đối tác triển khai tốt, có nhiều kinh nghiệm thì việc định hướng, lập giải pháp cho phân hệ bán hàng sẽ mang tính tổng thể và ít sai sót. Thông thường nếu đối tác triển khai đã qua nhiều dự án thì việc lường trước những tình huống đặc biệt sẽ giúp DN rất nhiều trong vấn đề đối chiếu cũng như xử lý số liệu.

2. Dữ liệu quản lý tập trung

Ngày nay các công ty hầu như có chi nhánh, mạng lưới phân phối rộng khắp. Việc quản lý số liệu tập trung có thể giúp lãnh đạo biết rõ tình hình kinh doanh từng nơi, và điều quan trọng hơn có thể dễ dàng đưa ra các chính sách khuyến mại, giá bán mang tính đồng nhất và có kiểm soát trên toàn quốc, thậm chí là quyết định điều chuyển hàng qua lại giữa các nơi để tối ưu hoá tồn kho và kinh doanh. Đối với những mặt hàng có sự thay đổi giá hàng giờ liền như: Bánh trung thu, Điện thoại di động…thì thông tin bán hàng gần như là yếu tố sống còn của DN để ra quyết định.

3. Ứng dụng online

Cuối cùng, làm sao có thể ứng dụng được những tính năng trên của phân hệ này là vấn đề của DN. Phân hệ OM chỉ phát huy tác dụng khi DN sử online trên hệ thống. Thông thường khi triển khai phân hệ này, thời gian đầu DN phải nhập đuổi số liệu nguyên nhân chính là do số tồn kho đầu kỳ có trễ nên không thể bán hàng được. Để khắc phục được tình trạng này DN cần phải lưu ý các điểm sau đây:

• Khi đưa hệ thống vào vận hành phải chuẩn bị số đầu kỳ càng nhanh càng tốt

• Nếu số đầu kỳ có trễ, phải sắp xếp nhân viên nhập đuổi số liệu trong thời gian ngắn nhất nhằm mục đích nhanh chóng đưa phân hệ OM vào vận hành chính thức.

Lời kết

Trên đây tạm thời liệt kê một số vấn đề mà DN cần quan tâm khi triển khai phân hệ OM. Tất nhiên đây chỉ là một số vấn đề cơ bản của việc bán hàng nhưng để làm tốt được nó đòi hỏi DN phải ý thức được vấn đề và nỗ lực để hoàn thành được nó. Có như vậy thì có thể hy vọng một điều hệ thống ERP nói chung và phân hệ OM nói riêng thật sự mang lại giá trị thặng dư cho DN trong quá trình kinh doanh.

Ngọc Mai - Chuyên gia tư vấn FPT-ERP